Quels sont les apports d’un progiciel de gestion intégré sur le traitement de l’information financière ?

Depuis les années 1960, l’informatique de gestion a subi de multiples bouleversements. Alors que les premiers outils ont aidé à automatiser les opérations commerciales, les systèmes d’information actuels prennent en charge des niveaux de gestion de plus en plus stratégiques. Paru dans les années 90, ERP ( Planification des ressources d’entreprise ) ou aussi appelé PGI ( Packages de gestion intégrée ) ont attiré de nombreuses entreprises avec leur promesse d’offrir une vision « intégrée » de leur gestion, mais ce biais peut maintenant se révéler un frein : certains progiciels ne sont plus en mesure de suivre l’évolution des entreprises et de limiter leur croissance.

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Maintenant, après le boom de l’Internet, l’offre a également changé : nous assistons à une véritable lutte entre éditeurs historiques à de nouveaux entrants agiles et innovants. Du meilleur de la race aux solutions Saas ou Cloud, il est difficile pour les entreprises de définir une stratégie informatique.

Quelles sont les pros et limites ERP et auquel solutions Les PME devraient-elles se tourner vers une vision de l’ensemble de leurs processus d’affaires tout en restant agiles et innovantes ?

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  1. Qu’est-ce qu’un ERP ?
  2. Fonctionnalité ERP
  3. Comment fonctionne le logiciel ERP ?
  4. Pourquoi utiliser un ERP ?
  5. Les avantages d’un ERP ?
  6. Les limites d’un ERP
  7. Quel logiciel ERP choisir ?

Qu’est-ce qu’un ERP/ERP ? | Définition

Traduction française du mot ERP ( Planification des ressources d’entreprise qui signifie « planification des ressources de l’entreprise »). Il est défini par le ministère de l’Économie, des Finances et de l’Industrie comme un progiciel regroupant différents modules de gestion, géré au sein d’une seule application et capable de couvrir l’ensemble des besoins commerciaux de l’entreprise. Il est également largement accepté qu’un ERP couvre au moins trois fonctions principales de l’entreprise (par exemple, finance, gestion commerciale ou gestion de la production).

Le livre Business Processes and SI, Evaluation, Modeling and Implementation clarifie cette définition en précisant que le noyau d’un ERP est basé sur une base de données centralisée garantissant l’unicité de l’information. Le PGI vise donc à résoudre les problèmes posés par les systèmes d’information présentant des redondances, des incohérences ou des problèmes de communication.

Enfin, le CXP, Centre of Expertises Software, apporte des éclaircissements supplémentaires à ce sujet, affirmant que pour être reconnu comme ERP, la solution doit provenir d’un éditeur unique, basée sur une mise à jour en temps réel des informations tout en assurant leur traçabilité.

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Les caractéristiques d’un ERP/IGP

Puisque ERP/ERP est global ou , chaque entreprise bénéficie d’une solution adaptée à ses besoins commerciaux. Les fournisseurs de solutions ERP offrent généralement un large éventail de fonctionnalités pour aider les gestionnaires à optimiser leur activité.

Découvrez ensemble les quatre modules de gestion généralement offerts par les fournisseurs de logiciels ERP.

1. Gestion d’entreprise

Fournisseurs, catalogues, prix et délais fournisseurs pour arbitrer le retard matriciel/coût, gestion des devis et des commandes achats, gestion des gros importations (frais de conteneur et d’approche), gestion des reçus…

Gestion de l’assortiment, réapprovisionnement, stock disponible, réservé ou date, gestion des emplacements…

Articles de base et tarifs y compris moteur promotionnel, gestion de la clientèle, élaboration de devis, conversion en bon de commande, factures, bon de livraison, calcul du prix de revient, compilation de statistiques…

Centralisation et gestion des contacts (prospects, clients, partenaires), historique des échanges y compris stockage des documents, opportunités de suivi, gestion des horaires, coordination des campagnes marketing (email, sms) suite à la segmentation de la base de données et ciblage…

2. Gestion de la production

Les nomenclatures représentent la liste détaillée des composants d’une pièce au produit. Elle permet donc de prendre en compte les besoins liés à la fabrication d’un produit (composants, quantité, exigences de main-d’œuvre…). Il existe deux types de nomenclatures : les nomenclatures du produit fini et les nomenclatures de produits semi-finis (qui font partie de la nomenclature du produit fini. Les nomenclatures peuvent être déclinées en fonction de variations, telles que la taille ou la couleur des produits à fabriquer.

Une gamme de fonctionnement décrit le processus de fabrication, c’est-à-dire la séquence des étapes nécessaires à la réalisation d’un produit. Il est lié à la nomenclature qui répertorie et à la quantité de composants à mettre en œuvre à la différentes étapes de la plage de fonctionnement.

Le REC permet, en fonction des besoins bruts pour les produits finis inhérents à la production des ordres de production, de déterminer les ordres proposés, c’est-à-dire le lancement à la fabrication ou à la fourniture. Pour effectuer ce calcul, il est nécessaire de gérer les nomenclatures incorporant les composants de chaque produit ; les délais d’approvisionnement, d’assemblage ou de fabrication (certaines nomenclatures du produit fini peuvent inclure des nomenclatures de semis finis, des produits en stock ou en livraison ou en fabrication, en tenant compte de l’inventaire minimal  ; opérations de fabrication (ou gammes d’exploitation définies ci-dessus) avec des délais de livraison des composants, ce qui vous permet de passer d’un niveau de nomenclature au niveau suivant (ce temps inclut les délais de fabrication et de livraison). Le calcul des besoins nets est requis pour la planification ou le MRP (« Planification des ressources matérielles » ou « Planification des ressources de fabrication »).

Le MRP (« Planification des ressources matérielles » ou « Fabrication Planification des ressources ») est basée sur le calcul des besoins nets pour une planification optimisée des ressources (hommes et machines) pour la fabrication de produits semi-finis et finis. Le MRP fournit des priorités pour la mise en production des emplois afin d’optimiser le calendrier.

Les ordres de fabrication sont générés à partir des ventes (fabriqués pour répondre aux commandes client) ou lors du démarrage du calcul des besoins pour générer du stock.

Avec des normes et des réglementations de plus en plus strictes, les fabricants doivent assurer la traçabilité en amont et en aval de leurs produits. Dans le cadre de l’ERP Industry, des fonctionnalités telles que la gestion des lots et le contrôle de la qualité de fabrication (conformité des produits) permettent de surveiller et d’assurer le respect de ces normes.

3. Comptabilité

Il donne un tableau complet de l’actif, de la situation financière et des résultats de l’entreprise (plan comptable, bilan, comptes de recettes, journaux achats, ventes, banques, auxiliaires). Il facilite la mise en place de modèles de rédaction et permet l’entrée guidée par kilomètre tout en assurant la conformité et le contrôle des normes comptables.

Elle offre la possibilité d’avoir une vision de ses données modélisée sur son activité et non plus sur les normes juridiques. Idéalement, la comptabilité analytique est distincte de la comptabilité générale et permet de bénéficier des éditions échelle, grand livre et compte de profits et pertes d’un point de vue analytique. Associée à un outil de comptabilité budgétaire, elle permet de suivre les écarts entre les prévisions et les éditions analytiques.

Il suit les mouvements comptables des comptes tiers, c’est-à-dire des clients et des fournisseurs.

  • Suivi des comptes débiteurs : gestion des règlements, escomptes, clients impayés, remboursements, recouvrement et lettrage des comptes débiteurs.
  • Suivi des comptes créditeurs : gestion des fournisseurs en suspens, TVA le traitement, la comptabilisation des effets à recevoir, l’édition et l’envoi des billets à ordre de virement par courrier électronique ou télécopieur et le lettrage des comptes créditeurs.

Comptabilisation des débours (débit, chèques, virements, effets à payer, billets à ordre), comptabilisation des rentrées de fonds (chèques, espèces et virements reçus) et gestion des bordereaux de versement de chèques, soutien aux transferts SEPA et ETEBAC et gestion multidevises

Adaptation aux règles européennes et au système de TVA de l’entreprise, TVA sur débit et perception et contrôle des entrées de TVA .

Depuis 2014, les entreprises sont obligées de remettre le CEF aux administrations fiscales. Ce document d’ordinateur contient tous les documents comptables d’une entreprise (toutes les pièces existantes de la comptabilité, y compris les stocks et les nouvelles écritures).

Il permet de rapprocher les écritures bancaires avec le compte bancaire.

4. BI & Reporting

Business Intelligence (Reporting de décision) a pour rôle d’utiliser les données transitant par le système d’information pour les utiliser à des fins de prise de décision.

Intégré dans un logiciel ERP, le reporting assure un suivi des coûts de fabrication/achat aux ventes ainsi que de nombreux autres indicateurs clés (calcul des marges sur les coûts réels ou coût moyen pondéré…). Les rapports statistiques et les tableaux de bord sont entièrement configurables et peuvent avoir des graphiques personnalisables.

En ce qui concerne la cartographie du périmètre fonctionnel d’un ERP, il est clair que cette solution offre une réponse complète à tous les services de l’entreprise.

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Comment fonctionne un ERP/IGP ?

Comme l’indique ChoisirMonerp.com, une comparaison des solutions de gestion en ligne, un ERP se caractérise par l’utilisation d’un moteur de workflow (système qui automatise un flux d’informations au sein d’une organisation).

Lorsque des données sont entrées dans le système d’information, le système de flux de travail permet de les diffuser à tous les modules du système qui en ont besoin, à travers une programmation définie en amont.

Le principe fondateur d’un ERP est de construire des applications informatiques (gestion commerciale, finance, gestion des stocks…) de manière modulaire (modules applicatifs indépendants entre eux et créés par le même éditeur) tout en partageant une base de données unique commune à tous les départements. Les informations sont stockées en temps réel et sans rupture du flux, ce qui vous permet d’obtenir une vue à 360° de tous les flux (achats, ventes, inventaire, production, comptabilité).

Pourquoi utiliser ERP/ERP ?

Comme l’explique le professeur Philippe Norigeon, l’organisation des entreprises a complètement changé : nous passons d’un modèle où l’organisation a été « verticalisée » par fonction (commerce, production, comptabilité…) à un modèle où l’organisation est gérée horizontalement (la chaîne d’approvisionnement couvre désormais plusieurs fonctions) et est plus orientée vers le client, d’où la nécessité de gérer les données dans un unifiée et centralisée.

Ainsi, grâce à sa base de données unique, l’ERP semble répondre aux attentes des gestionnaires de service, qui font face à des besoins de réactivité d’une part et lorsqu’ils ne sont pas équipés d’ERP, ils dépendent de systèmes d’information composés de multiples applications qui ne communiquent pas entre eux.

L’objectif principal d’un projet ERP est de permettre aux gestionnaires et collaborateurs de se concentrer sur leur activité et leur activité, grâce à une solution complète qui couvre l’ensemble de leurs activités et les accompagne dans leur évolution.

Alors regardons les principaux avantages de l’ERP :

Quels sont les avantages d’un ERP ?

Uniquité du système d’information  : l’intégration d’une IGP élimine le risque de doublons et évite ainsi le risque d’erreurs, grâce à sa base de données unique commune à chaque module.

Vecteur de productivité  : la mise à jour des données en temps réel et l’automatisation des tâches peuvent gagner beaucoup de temps aux entreprises. Par exemple : si le service commercial enregistre une commande fournisseur, le stock est mis à jour en temps réel et l’écriture comptable s’enregistre automatiquement.

Optimisation des processus gestion  : La communication entre les services est facilitée par le rôle structurant joué par le PMI. La coordination entre les équipes est ainsi améliorée.

Meilleure maîtrise des coûts  : La mise à jour des données en temps réel permet au département financier et à la direction d’analyser l’état de leurs comptes dans les délais réduits. Le PGI se révèle donc être une aide à la prise de décision rapide.

Utilisation évolutive Etant donné que l’ERP est une combinaison de modules, il est donc possible pour les entreprises utilisatrices d’acquérir de nouveaux modules ultérieurement.

Les limites d’un ERP/ERP

Des solutions complètes ou spécialisées, cependant, elles sont complexes et coûteuses à mettre en œuvre et présentent certaines limites.

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  • Coûts d’intégration élevés

En outre, les projets de PGI entraînent généralement des coûts importants liés à leur déploiement mais aussi à leur maintenance (pour les ERP sur site). En outre, le haut niveau de complexité du programme nécessitera la mise en place et la maintenance de serveurs puissants.

  • Un projet à grande échelle qui demande du temps et des ressources

Le Journal du Net, un média informatique en ligne, fait état d’une durée moyenne de 12,3 mois de mise en œuvre du PGI. La mise en œuvre d’un ERP en fait un véritable projet d’entreprise, à approuver par chacun des départements.

  • Une certaine dépendance vis-à-vis de l’éditeur

Dans la pratique, il est rare de changer le PGI une fois qu’il a été déployé, avec un investissement très élevé en temps et en coût. Il en résulte une certaine dépendance vis-à-vis de l’éditeur de la solution logicielle.

  • Développements spécifiques qui entravent l’évolution de l’ERP

Les projets ERP ont souvent bénéficié de développements spécifiques, qui ont entravé leur évolution au fil du temps (assemblés de versions complexes et très coûteuses). La seule conséquence a été de ralentir la croissance de certaines entreprises, dont les systèmes d’information ne sont plus en mesure de suivre le rythme de l’évolution. Dans l’ensemble, les ERP conventionnels sont considérés comme des solutions rigides, car ils sont complexes à évoluer.

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Le magazine électronique I Vision fait également état de trois tendances fortes qui découlent de ces limitations :

  • Utilisation d’Excel comme remplacement d’applications dédiées.
  • La généralisation de la tendance BYOD (Bring Your Own Device). Cela se traduit par le fait qu’un nombre croissant d’employés utilisent leurs appareils personnels (PC, tablette et smartphone) dans un contexte professionnel. Cette pratique peut être problématique pour les entreprises car elle soulève des questions relatives à la sécurité de l’information et à la protection des données personnelles.
  • L’utilisation croissante des applications Internet cloud computing pour vous libérer des contraintes techniques (solution non intuitive ou disponible uniquement au sein de l’entreprise). En outre, sans le consentement de leur informatique , certains employés et services se sont dotés de solutions commerciales satellitaires (outils numériques et solutions web), soit pour gérer leur activité quotidienne, soit pour gérer et stocker des données. Appelé Shadow IT, ou « informatique fantôme », ce phénomène est né des difficultés d’adaptation et de réponse aux besoins de leurs employés, ainsi que de l’émergence de solutions informatiques innovantes et faciles à utiliser.

Les responsables informatiques prennent conscience des défis liés à l’intégration d’un système d’information mondial, mais qui doivent rester suffisamment agiles et évolutifs pour répondre aux contraintes de l’entreprise, ce qui limitera l’émergence de Shadow IT au sein de leur organisation.

Ensuite, la question se pose de savoir quelle solution trouver pour gérer votre entreprise de manière optimale tout en bénéficiant d’innovations constantes ?

Quel système ERP choisir ?

S’il s’agit d’une rupture majeure dans l’histoire des nouvelles technologies, c’est évidemment l’arrivée d’Internet dans les entreprises. Synonyme d’ouverture sur le monde, le Web nous a permis de définir de nouveaux usages et d’introduire de nouvelles technologies de développement.

Profitant de ce boom, les éditeurs de solutions de gestion se sont tournés vers le numérique pour proposer une offre innovante, basée sur la tarification à la consommation (licence d’achat par abonnement VS) et la technologie Internet (solution SaaS et mode cloud). Cette évolution proposée par les éditeurs répond également au désir de mobilité (accès aux données à tout moment et en tout lieu) ainsi qu’au besoin croissant pour les entreprises de décharger la gestion de leur solution en interne. Ces dernières années, les entreprises hébergent leur logiciel ERP dans le cloud, via une couche HTML assistante au cœur de leur solution, ou se sont tournées vers SaaS ERP, nativement web et solutions innovantes optimisées pour être livrées sur le Internet.

Il existe des différences entre le Cloud et le SaaS, visitez notre page thématique dédiée pour en savoir plus.

Quelle que soit la nature de la solution de gestion, différents critères doivent être pris en compte lors du choix d’un ERP :.

  • L’expertise de l’éditeur par rapport aux activités de l’entreprise.
  • Caractère innovant du logiciel et de son éditeur.
  • Temps d’intégration nécessaire à la mise en œuvre de la solution.
  • La qualité du support technique fourni.
  • Évolution et flexibilité de la plateforme.
  • Les coûts de la solution à long terme.

De nombreuses solutions sont désormais disponibles pour les PME, qu’elles suivent l’architecture client/serveur d’origine ou ils sont livrés en mode SaaS ou Cloud.

Les solutions hébergées par l’entreprise sont déployées après l’achat du logiciel dans une version donnée, achat complété par un contrat de maintenance. Le blog Ooreka estime que l’achat d’une licence se compose de ¼ du budget d’un projet ERP (15 -25% du budget), avec le reste des coûts liés aux services d’intégration et de maintenance. Ces solutions nécessitent des ressources internes et le client est responsable de la gestion de son infrastructure.

Afin de mettre à niveau la version ERP, l’entreprise devra migrer ses données vers la nouvelle (s) version (s) proposée (s) par l’éditeur, ce qui atténuera l’obsolescence de son logiciel mais entraînera des coûts importants. À cet égard, une étude CXP montre le caractère obsolète de ces solutions sur site : en France, plus de la moitié des logiciels ERP (56%) sont utilisés depuis plus de 5 ans et 28% ont même atteint ou dépassé l’âge canonique de 10 ans, ce qui suggère une certaine réticence des entreprises à faire évoluer leur solution sur site.

Les ERP actuels tirent parti du web, qui attire à la fois de nouveaux éditeurs et d’histoires. Solutions accessibles depuis le web, elles répondent aux défis de la mobilité et de l’innovation recherchés par les entreprises. À cet égard, pour les logiciels SaaS, le marché des éditeurs 100% web n’est pas aussi large que celui des éditeurs de solutions hébergées dans le cloud. Le comparateur Celge indique une fourchette de prix par utilisateur nommé allant de 40 à 160€ par mois, mais les prix sont souvent très différenciés. Par exemple, 25€ hors TVA par utilisateur et par mois pour la solution comptable Sage One construite sur la plateforme Salesforce, et les prix peuvent atteindre 300€ pour la solution Y2 publiée par Cegid, selon les modules à déployer.

Depuis 15 ans, publions Archipelia, notre Logiciel ERP Omnicanal SaaS dédié aux PME et ETI dans le commerce, l’industrie, le commerce électronique et le commerce de détail.

Sa base fonctionnelle, globale ou modulaire, répond aux besoins de la gestion commerciale (achats, y compris l’importation, les ventes et les stocks), GPAO, CRM et comptabilité.

Fonctionnalités de flux de travail, GED, connecteur e-commerce Prestashop et Magento le complètent.

Deux outils créés par Archipelia sont également connectés en temps réel à la base :

  • Posa  : Checkout tactile et mobile pour gérer les points de vente.
  • Tcbia  : Application du code à barres du terminal pour la gestion des stocks (réception, cueillette, inventaire…)

. Afin de répondre à chaque point aux spécificités de ses Clients, la brique ERP d’Archipelia s’interconnecte avec les meilleures solutions web dans une variété de domaines tels que Business Intelligence, Tour Management, WMS et EDI.

Archipelia offre agilité et mobilité aux PME et leur fournit une vision concrète de leurs processus d’affaires, tout en facilitant leur croissance.

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Outil de référence des années 1990, ERP a permis de centraliser les données de l’entreprise dans un référentiel unique, partagé entre tous les services. Vecteur de productivité et offrant une vue à 360° de l’ensemble des processus de l’entreprise, elle a unifié et structuré son organisation.

Pourtant, l’ERP classique est désormais synonyme d’un système monolithique et rigide, dont les développements spécifiques entravent l’agilité et la capacité d’innovation de nombreuses PME dans un contexte où la réactivité est requise.

Pilotée par la montée d’Internet, la transformation numérique oblige les entreprises à tirer parti du web pour maintenir leur potentiel d’innovation mais aussi pour s’ouvrir à de nouveaux canaux (espace client, site e-commerce…). Face à ces défis, l’ERP doit donc être connecté au web afin d’ouvrir et de synchroniser certaines données en temps réel du back-office au front et vice versa. En ce sens, l’ERP du commerce électronique pourrait certainement être la prochaine évolution majeure de l’ERP.

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