Comment faire la comptabilité d’un magasin ?

La tenue correcte d’une comptabilité implique l’utilisation de plusieurs types de revues comptables appelées « revues auxiliaires ». L’objectif est d’enregistrer quotidiennement et chronologiquement les différentes transactions effectuées par la société au cours de son exercice financier.

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Ces journaux auxiliaires comprennent le journal des achats, le journal de trésorerie, le journal des transactions diverses, le journal bancaire ou le journal des ventes.

Qu’est-ce qu’un journal des ventes ?

Le journal des ventes est le livre comptable dans lequel toutes les écritures comptables relatives aux ventes effectuées par la société sont enregistrées.

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Il peut s’agir de la vente de produits finis, de la vente de biens ou de services.

Dès que votre entreprise émet une facture de vente, votre comptabilité doit transcrire cette opération dans son journal des ventes.

Quels comptes sont utilisés dans un journal des ventes ?

Les comptes qui composent le journal des ventes sont généralement :

  • Comptes à partir de 41 : Comptes débiteurs ,
  • Les comptes de Classe 7 : Comptes de produits ,
  • Comptes à partir de 4457 : comptes de TVA collectés .

Quels sont les différents comptes de produits dans un journal des ventes ?

Généralement, pour comptabiliser un revenu, vous utiliserez les comptes et subdivisions suivants :

70 — VENTES DE PRODUITS MANUFACTURÉS, DE SERVICES, DE BIENS 701 — Ventes de produits finis 706 — Prestation de services 707 — Ventes de marchandises 708 — Produits d’activités accessoires 7085 — Ports et frais accessoires facturés

Quelle est la différence entre un produit fini et une vente de marchandises ?

Les ventes de marchandises se rapportent à des marchandises revendues « en l’état ». Dans ce cas, vous utiliserez les comptes commençant par 707 lorsque vous écrivez.

Les produits finis sont des produits fabriqués par l’entreprise à partir de matières premières achetées par cette société. Si vous êtes dans ce cas, vous devrez utiliser les comptes à partir de 701 pour saisir le chiffre d’affaires généré par vos ventes.

Prenons un exemple :

La société Carameland fabrique des bonbons. Un confiseur (le client) achète 10 kg de bonbons auprès de cette société Carameland.

Pour Carameland, les bonbons sont des produits finis (ce sont des produits transformés ou fabriqués par elle). Lors de la saisie d’une vente dans sa comptabilité, Carameland utilisera un compte commençant par « 701″.

Pour le confiseur (le client), les bonbons sont des marchandises, car il les revendra à ses clients sans aucune transformation (revente telle quelle). Lorsque ce confiseur vend ces bonbons et saisira sa vente, il utilisera un compte commençant par « 707 ».

Que contient un journal des ventes ?

Le journal des ventes doit fournir un certain nombre d’informations : la date à laquelle la vente a été effectuée, le numéro de facture, le montant de la vente hors. La TVA, le montant de la TVA perçue, le nom du client, le libellé de l’écriture comptable…

La comptabilité doit être effectuées au jour le jour. Le détail à comptabiliser pour cette entrée dépend de votre obligation de facturer vos revenus.

Si vous n’avez pas d’obligation de facturation

Si vous êtes un commerçant qui vend à des particuliers pour un montant inférieur à 76€ TVA incluse, vous ne serez pas affecté par l’obligation d’établir des factures.

Dans ce cas, vous pouvez indiquer quotidiennement, dans votre journal des ventes, la totalisation quotidienne de votre recette.

Si vous avez une obligation de facturation

Dans ce cas, vous devrez entrer (dans votre journal des ventes) chacune de vos factures, en détail, à la date de facturation.

Ces factures sont des documents juridiquement contraignants et fiscaux. Ils permettent de justifier la réalité et le détail de vos ventes ou services. Ils seront nécessaires, en cas de contrôle fiscal, même si vos transactions ont été correctement saisies.

Prenons l’exemple précédent :

Le 23 juillet 2017, Carameland a vendu des produits finis à la confiserie Douxsucre, soit 10 kg de bonbons, pour 1 000€ hors TVA. La facture est (à titre de simplification) comme suit :

FACTURE
10 kg de bonbons… CUVE 1.000,00 200,00
TTC 1.200,00

Dans le journal des ventes, l’écriture comptable suivante sera saisie :

Date Compte Étiquette Flux Crédit
23/07/2017 411PRO Sugar sucré client 1.200,00
23/07/2017 707000 Vente de marchandises 1.000,00
23/07/2017 445710 TVA collectée 20% 200,00

Vous remarquez que nous avons débité le compte client (411PRO) et que nous avons, en contrepartie, crédité un compte produit (compte 707000) ainsi que le compte TVA collecté (compte 445710).

Comme avec n’importe quel enregistrement comptable, votre entrée dans le journal des ventes doit toujours être équilibrée : le total des débits doit être égal au total des crédits.

Quelles sont les obligations du journal des ventes ?

Un journal des ventes peut être conservé en plusieurs formats :

  • format papier : dans un cahier prénuméroté dont les feuilles ne sont pas détachables.
  • format numérique : nous parlons de comptes informatisés.

Si vous enregistrez vos recettes « manuellement », il faut prendre soin de ne pas laisser de blancs ou de faire des ratures. De même, le journal que vous utilisez devra avoir un caractère fixe et définitif, c’est-à-dire :

  • aucune page ajoutée
  • sans pages supprimées,
  • sans pages remplacées.

Si vous saisissez votre journal à l’aide d’un logiciel comptable, vous devez vérifier que le logiciel est conforme à toutes les exigences comptables informatisées. Ainsi, lors d’une vérification, vous devrez être en mesure de remettre une copie du fichier des écritures comptables (FEC).

Inutile de disons, l’administration préfère les comptes informatisés. Pour se convaincre, il suffit de regarder les dernières tendances législatives qui poussent les entreprises à s’équiper de véritables caisses enregistreuses informatisées…

Enfin et dans la même optique de vérification, sachez que vous devrez tenir votre journal des ventes pendant 10 ans (article L123-22 du Code de commerce). Si votre pièce a plus d’un exercice fiscal, cette période s’étend à partir de la date de la dernière écriture sur votre pièce.

Puis-je utiliser plusieurs journaux de vente ?

Une entreprise peut garder librement autant de registres de ventes qu’elle le souhaite. Ainsi, vous pouvez décider de multiplier les journaux des ventes en fonction des éléments suivants :

  • Taux de TVA : afin de faciliter le contrôle de la TVA, il est possible d’avoir plusieurs journaux de vente selon le taux de TVA (en particulier dans le bâtiment).
  • votre activité commerciale : votre entreprise peut vendre des produits finis ou des services, et dans ce cas, vous pouvez utiliser un journal pour chaque type de chiffre d’affaires,
  • de son emplacement : en cas de pluralité d’établissements, vous pouvez saisir les recettes de chaque « point de vente » dans un journal individuel…

Quelle est la différence entre la caisse et le journal des ventes ?

Au sens strictement comptable, la caisse est un livre sur lequel le professionnel enregistre, quotidiennement, ses encaissements et débours effectués uniquement en espèces.

Par souci de simplification, les commerçants, les artisans et les professions libérales utilisent parfois ce registre pour enregistrer, aussi, les encaissements effectués par chèques et CB.

Ce faisant, ils transforment le livre de caisse en une sorte de livre de vente qui n’a besoin que d’être inclus dans leur comptabilité pour devenir un journal des ventes.

Néanmoins, ces entrepreneurs conservent l’obligation de saisir un journal de trésorerie pour les encaissements et les débours seulement.

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